Ondernemers stellen regelmatig vragen over de aftrekbaarheid van kosten van eten en drinken. De aftrekbaarheid is voor de omzetbelasting anders geregeld dan voor de inkomstenbelasting. In een handreiking geeft de Belastingdienst een overzicht van de hoofdregels.

1. BTW (Omzetbelasting)

De aftrekbaarheid van de BTW is afhankelijk van de situatie. Is het voor eigen gebruik? Is het voor het personeel? En waar wordt gegeten en gedronken?

BTW: eten en drinken eigen gebruik
De kosten die een ondernemer voor zichzelf maakt door bijvoorbeeld eten in de supermarkt te kopen, zijn privékosten. De BTW op eten en drinken is dan niet aftrekbaar.

BTW: eten en drinken in horecagelegenheid
Betaalde BTW voor eten en drinken voor het personeel, zakenrelatie of voor de ondernemer zelf is niet aftrekbaar wanneer gegeten en gedronken wordt in een horecagelegenheid. Daarvan is sprake als eten en drinken ter plaatse wordt gebruikt in een hotel, pension, café, restaurant of aanverwant bedrijf door personen die daar voor een korte periode verblijven.

BTW: eten en drinken voor het personeel
Als een cateraar het eten en drinken verzorgt bij een gelegenheid voor het personeel (nieuwjaarsreceptie, jubileumfeest) in een ruimte die daarvoor speciaal is ingericht, zoals een partytent of een afgehuurde ruimte, dan is de BTW niet aftrekbaar.

Als sprake is van een bedrijfskantine in eigen beheer, is de BTW op eten en drinken wél aftrekbaar als de hoogte van de vergoeding die het personeel voor het eten en drinken betaalt zodanig hoog is, dat er geen sprake is van een bevoordeling van het personeel.

Ook als u eten laat bezorgen of afhaalt en gratis of tegen te lage vergoeding aan het personeel verstrekt, is de BTW aftrekbaar, maar dient de bevoordeling te worden gecorrigeerd.

Als de bevoordeling per werknemer op jaarbasis meer is dan € 227, moet u de betaalde BTW over de kosten voor deze personeelsvoorzieningen corrigeren.

BTW: horecabedrijf
De BTW op de inkoop van ingrediënten door een horecabedrijf is aftrekbaar als voorbelasting. Dit als het horecabedrijf deze goederen in zijn onderneming gebruikt voor het tegen betaling uitserveren van maaltijden en drank.

2. Inkomstenbelasting

In de inkomstenbelasting zijn er regels voor zakelijke uitgaven. Dat zijn de uitgaven gedaan met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. Uitgaven gedaan vanuit privébedoelingen zijn niet aftrekbaar van de winst.

Als de uitgaven voor voedsel en drank zijn gedaan met het oog op zakelijke belangen van de onderneming, komen deze uitgaven in aftrek op de winst. Er gelden echter wettelijke aftrekbeperkingen waarmee u bij de bepaling van de fiscale winst uit onderneming rekening moet houden. Voor uitgaven voor eten en drinken geldt een wettelijke aftrekbeperking.

Bij de toepassing van de aftrekbeperking heeft u de keuze uit 2 mogelijkheden:

1. Een aftrek van 80% van de gemaakte kosten toepassen.
2. Een bedrag van € 5.100 (2023) bij de winst tellen en alle kosten in aftrek brengen.

Let op: De regels voor de inkomstenbelasting gelden niet alleen voor winst uit onderneming, maar ook voor de inkomenscategorie resultaat uit overige werkzaamheden. Bovendien gelden ze voor de vennootschapsbelasting, met dien verstande dat het genoemde percentage van 80% bij deze belasting 73,5% bedraagt.